——心理科学传播公开课之七
编者言：
建立心理学头脑是大众心理科普的总体目标。中国网心理中国——国民心理健康服务平台，联合中国心理学会心理学普及工作委员会共同推出《心理科学传播公开课》专题系列科普文章。今天推出第七篇《心理科学传播公开课|高效工作：习惯性拖延？试试“四象限”时间管理法》。
内容提要
深度工作是职场人的核心能力，每个人都需要找到一份适合自己的价值观与兴趣的工作，让生活变得有意义。
一、传播要点
（一）目标——找到工作意义
谈到工作的意义，很多人都会说工作不就是为了“挣钱”，为了“填饱肚子”，除此之外，好像工作别无它用。一些人每天只是机械地完成着工作中的种种任务，但在这个过程中感受不到快乐，如同行尸走肉，被调侃为是“社畜”。还有一些人可能干脆觉得工作是没有必要的，在家里当着“啃老族”。但实际上，无论是对工作意义感的缺失，或者干脆不工作，对我们大多数人来说都是有害的。
作为社会人，在社会上寻求一定的位置与领地是必须的，没有位置与领地的人，会被别人所排斥。社会对每个年龄段的人都无形中设置了一些任务。对于成年人而言，工作便是任务，没有工作便会处于被人排斥的边缘状态，大学或高中同学聚会时，那些混得差的或没有工作的人，会自动地退出同学聚会。
同时，从建设性的角度来看，工作是实现价值感与意义感的途径。每个人均需要寻找到生命的意义与价值，蝇营狗苟的生活不值得过。
工作的重要价值是设定某种意义感，提供自我价值与现实社会联结的桥梁，融入到更宏大的使命中，在这种状态下，生活也会始终带给自己一种令人愉悦的感受。
（二）深度工作
深度工作指注意力高度集中的状态下开展的工作，可以最大程度地发挥人们的认知能力。工作的价值，并不取决于数量，而取决于质量，换句话说，就是工作的“深度”。阻碍我们深度工作的是所谓的“最小阻力原则”，这个原则最早是由投资天才杰西•利弗摩尔提出的，他是美国20世纪早期最有影响的一位证券交易商。应用到工作环境中指的是人会习惯于在做事时选择“最小阻力路径”来完成任务。也就是说，当人们在选择工作时，总是从简单的工作开始，因为这些工作阻力最小。
比如回复一封电子邮件要比准备一场演讲简单得多，人们往往选择先回复电子邮件。虽然你明明知道，准备演讲更加费时耗力，但是一收到电子邮件，还是忍不住打开邮箱去回复。这样半天下来，你的报告可能还是一个字没写。你可能会抱怨，总是被这些看上去更简单的事儿打乱节奏，但是第二天还这样。
这是为什么呢？因为根据最小阻力原则，回复邮件阻力更小，让你觉得轻松。这样下来，你会不断重复去做简单的事儿，但是在那些需要花费时间并且产出高价值的事上就压缩了时间，甚至草草了事。时间长了，很多人就会觉得自己的工作没价值，重要的工作总是一拖再拖。
根据“最小阻力原则”，人们如果满足于长期处理简单、低价值的工作，等到处理重要的任务时，注意力很容易涣散。因为人脑不是计算机，注意力的调控是较为复杂的过程。工作的难易程度不同，大脑的处理机制就不一样。但无论调用了何种机制，当你长期处在需要切换注意力的场景中时，大脑的处理能力都会降低。
这是为什么呢？主要有两个原因，一个称为任务切换耗散，也就是当需要同时处理两个任务时，两个任务的切换会消耗掉许多脑力，虽然看似同时处理了两件事情，但是对于每件事情所分配的注意力都比一次只做一件事情时要少得多。另一个原因叫任务混淆耗散。指的是从前任务切换到后任务时，头脑中仍然会闪现地出现前任务的内容，这会降低处理后任务的效率。
除此之外，我们过去的认知偏见也会导致我们无法深度工作。比如很多人认为，忙碌代表生产力，长期处在忙碌状态下的职工，必然会有较高的产出。
就像在职场中，我们经常会听到上司说这样的话：“忙好啊，就怕不忙，你看那个谁，天天加班到深夜，工作多卖力”。在传统的工作思维中，加班成了努力工作的象征，每天大会小会成了有价值的表现。时间长了就形成了越忙碌越能干，完成的事越多、效率越高的观念偏差。这种观念偏差忽视了对事件本身的难度以及事件的价值等因素。所以，比起留出大块时间做有价值的工作，人们更倾向于追求这种看得见的成果所带来的成就感。
二、对策参考
（一）时间“四象限”法
时间“四象限”法是时间管理中的重要工具。日常工作时，有计划地完成一件事是很有必要的，但事实上，人们却常未能及时处理，随着时间的推移，造成工作质量的下降。
如果把工作按照重要和紧急两个维度进行划分，所有的工作可分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。一般来说，把更多的精力用在处理重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。
按处理顺序划分：先是重要且紧急的，接着是重要非紧急的，再到紧急非重要的，最后是非重要非紧急的。时间“四象限”法的关键在于“第二象限”和“第三象限”的顺序问题，务必小心区分。另外，也要注意划分好“第一象限”和“第三象限”的任务，虽然都具有紧急性，但是前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。
第一象限“重要且紧急事件”
往往是压力和焦虑的主要来源，是迫在眉睫的事情。比如下午领导开会要用的数据统计表，第二天要参加的重大会议等等都属于这一象限。
这类事情对后果起着决定性作用，所以很重要，但是由于前期没有规划好事情，以至于到期限了还没准备好，所以事件就变得紧急起来。这类事件在我们的日程安排中，就要优先解决。
第二象限“重要非紧急事件”
是决定人与人之间差距的分水岭。这类事情短时间看不到结果，经过日积月累后就可以生成巨大复利。比如，培养良好生活习惯，制定长期的工作、学习计划，建立思维模式等。这类事情虽然不紧急，但是需要我们格外重视。平时要多花精力在这类事情上，这是我们能力的养成和提升，会帮助我们高效解决事情。
第三象限“紧急非重要事件”
是让我们忙忙碌碌却又一事无成的事情。比如难以推脱的应酬，盛情难却的尬聊，不熟悉的人突如其来的到访等。这类事情其实最让人无奈，对自己没有什么益处却又不得不处理，还占据了自己时间。对于这种事情，能避免就避免，能不做就不做。
第四象限是“非重要非紧急事件”
是让我们效率低下的罪魁祸首。刷朋友圈，追剧，吃零食等。通常这类事情没有什么太大的意义，但极具诱惑力，很容易占据我们大量时间。对于这个象限，我们可以把它当做生活的调剂品，适当放松。但切记不要沉迷其中，影响自己正事。
所有的事情都可以套用这个四象限归类，把时间多用在第一和第二象限，减少第三第四象限时间的支出。用对时间，是对自己的生命的延续。
（二）应对拖延行为
通常来说，习惯性拖延的人会有以下表现：
（1）回避：习惯拖延的人会选择回避和任务有关的场所和场景。比如明明应该在规定时间内完成工作任务，比起进入书房开始收集资料，拖延的人会选择在客厅逗留，刻意回避那些提醒自己要完成任务的场所。
（2）否认和轻视：习惯拖延的人会否认和轻视在当下那些重要且紧迫的事件。按照时间管理的理论，面对手头需要处理的各项任务，高效者会立刻处理那些重要且紧迫的事，但拖延的人会选择否认和轻视这类事件。比如，在开始工作之前发现自己的办公桌很乱，所以决定先整理桌面，然后打开淘宝买点收纳用品。在整理桌面和网购的时候，完成任务这件事的紧迫性和重要性就被人们否认和低估了。
（3）分散注意力：还有一些人，可能并不会否认任务的重要性，但在需要完成它时，会把注意力分散到其他事物上。比如要开始写文稿了，忽然发现自己很久没有练过字了，就想先开始练字了。这其实是为了让自己不会因为没有完成真正需要去做的任务而感到“一无是处”，通过在任务之外的事上有所产出，达到一种变相的补偿，降低自己的紧张和焦虑感。
拖延行为常受到以下心理因素的影响：
（1）负面情绪更容易导致拖延
有研究者发现，越容易受到负面情绪影响的人，就越容易拖延。因为处理焦虑、难过等负面情绪已经会消耗他们很多的精力，这也会直接削弱他们完成任务的动力。同时，拖延本身也会带给人抑郁和焦虑的情绪，因为未能如期完成任务会给人一种挫败的感受，带来种种负面情绪，这些又更加剧了拖延的行为，形成一个恶性循环。
（2）过于恐惧失败
这样的人会认为，某件事如果不去开始，就不会有失败。他们会过于担心失败之后周围的负面评价，害怕自己被评价为笨的、能力不足的，与其这样，不如被认为是因为懒惰和拖延导致该做的事没有完成，而不是被看到自己在做事的过程中可能会犯很多错。这种过于恐惧失败的心态也常和适应不良的完美主义有关，他们对犯错、失误、哪怕是一点点瑕疵，都是不能容忍的。这样的人可能一直在等待一个“完美”的时机，让自己具备了“完美”的状态，才会动手去做一件事。这种表现更多的像是一种思维方式：如果“我”有完美的表现，做事不出任何差池，方方面面完美无瑕，那么“我”就能够避免所有的愧疚感、来自他人的责怪和一切负性的评价。这种思维方式不仅没法避免负面情绪的出现，反而更容易让人因为“不完美”而焦虑、抑郁，甚至更加容易被内疚、沮丧等负面情绪所困扰，更加加重拖延。
（3）对未来缺乏实感
人们对于未来的时间的感知经常是不客观的，拖延者更是如此。当任务的的截止日期离当下的日期看起来很远时，拖延者并不能对自己究竟还剩多少时间有一个清晰明确的认识。这也是为什么有的拖延者会在截止日期快要到来的时候，才突然发现原来没有剩多少时间了。
值得一提的是，不是每一个做事爱拖延的人都需要自我调整，有些人虽然做事拖拉，但是不自责，不纠结，甚至不想变得更有效率，这种情况并不需要干预。相反，如果一个人做事不仅拖，而且在心理上不能接受自己，想要急切地做出改变，却办不到，这种心理的矛盾导致极度的痛苦，甚至在身体上也会表现出一些症状，比如说头痛、胃痛、失眠，影响了自己正常的生活，像这种情况就需要进行一些调适了。
如果拖延影响了你的正常生活，可以尝试使用“五步改变法”。
第一步，觉察。这一步非常容易理解，就是从自我意识中挣脱出来，从观察角度审视拖延症，并梳理自己的拖延症症状，做好终结它的心理准备。就像亮剑，鼓起勇气对拖延症宣战。
第二步是行动，这一步需要用意志力控制拖延症，简单来说，就是在一段时间内，比如一个周，甚至三五天时间内，用意志力强迫自己扭转拖延症，积极工作，完成任务。这个过程会相当痛苦，很容易失去乐趣怀疑人生，这是不可避免的。跟拖延症短兵相接，当然不会轻松。怎么持续行动，给予拖延症源源不断的打击？就要说到第三步。
第三步是调节，你要在拖延症和积极行动之间精心调节。比如积极完成三天任务，然后允许自己拖延一天；或者光速做完一天工作，然后玩几个小时。
第四步：接纳自己。每个人，或多或少都会对自己有所不满，深深的自卑隐藏在你的心底，平时难以发觉，只不过在前四步向拖延症亮剑的过程中，让这种不满和自卑彻底暴露在你面前。没关系，接纳这个不完美的自己，接纳自己的缺点。这样做的好处是，会在不经意之间，增强心理忍受能力，释放出那些被自责、怀疑、紧张压抑的正能量。接纳自己以后，你需要用最后一步巩固战果。
第五步：自我实现。自我实现是幸福感的终极来源，但是每个人的表现形式多种多样。有的人自我实现的方法是让家人幸福，有的人自我实现的方法是获得认同，甚至有的人自我实现的方法是消费。但是无论何种表现形式，你要做的，就是用心观察“战拖”过程中，能够让你得到自我实现和改变的小事，然后强化这种幸福感，并从中获得持之以恒的力量。
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专题：心理科学传播公开课 http://psy.china.com.cn/node_1016333.html
